事務の採用で失敗しないために｜データで見る応募の現状と、中小企業ができる採用のコツ

事務職の採用は、ほかの職種とは少し事情が違います。介護や建設、運送のように「応募が来ない」のではなく、「応募は来るが、合う人を選べない」「採用してもすぐ辞める」という悩みが多い職種です。

この記事では、厚生労働省が公表しているデータをもとに、事務職の採用の現状を整理します。そのうえで、中小企業が事務の採用で失敗しないための、求人の書き方と選び方を解説します。

数字で見る事務職の採用の現状

事務の仕事は求人0.37倍

厚生労働省の「一般職業紹介状況（2026年9月分）」では、パートを含む常用の有効求人倍率が「事務従事者」で0.37倍、「一般事務従事者」では0.30倍でした。全職業の平均（1.08倍）を大きく下回っており、求人1件に対して仕事を探している人が約3人いる計算です。

仕事を探す人の約4人に1人が事務を希望

同じ統計で、事務の仕事を探している人（有効求職者数）は48万7,078人で、全職業の189万2,571人の約26%にあたります。一方、事務の求人は18万1,983件で、求職者のほうが約2.7倍多くなっています。

職業	有効求人数	有効求職者数	有効求人倍率
事務従事者	18万1,983件	48万7,078人	0.37倍
一般事務従事者	12万943件	40万5,084人	0.30倍
全職業	203万9,793件	189万2,571人	1.08倍

応募が多いからこそ選び方が大切

事務職は人気のある職種なので、求人を出せば応募は集まりやすい傾向があります。その分、求人の書き方があいまいだと、仕事内容を勘違いした人や、条件だけで選んだ人の応募が増え、採用後のミスマッチにつながります。

事務の採用で失敗しやすい5つの理由

1. 「事務」の中身が会社ごとにまったく違う
2. 求人に仕事内容を具体的に書いていない
3. 必要なパソコンのスキルがはっきりしていない
4. 応募者が多く、選ぶ基準が決まっていない
5. 入社後に教える人や手順が決まっていない

1. 「事務」の中身が違う

同じ「事務」でも、データ入力が中心の会社、電話や来客の対応が多い会社、経理や給与計算まで任せる会社など、仕事の中身は会社によってまったく違います。応募者が想像している「事務」と実際の仕事がずれていると、すぐに辞める原因になります。

2. 仕事内容を具体的に書いていない

「一般事務」「書類作成」「電話対応」だけでは、1日のうち何にどれくらい時間を使うのかがわかりません。営業のサポートや現場への連絡など、事務以外の仕事が多い場合は特に注意が必要です。

3. パソコンのスキルがあいまい

「パソコンの基本操作ができる方」と書いても、文字の入力だけなのか、表計算の関数を使うのか、会計ソフトを使うのかで、求めるレベルは大きく違います。

4. 選ぶ基準がない

応募が多いと、書類を見るだけで時間がかかり、面接の印象だけで決めてしまいがちです。何を重視するのかを事前に決めておかないと、採用してから「思っていた人と違った」となります。

5. 教える体制がない

少人数の会社では、前任者が辞めてから後任を探すことも多く、仕事を教える人がいないまま新人が入ることがあります。何をどう進めればいいかわからず、不安になって辞めてしまいます。

事務の採用で失敗したときの影響

• 数か月で辞めて、また採用からやり直しになる
• 求人広告の費用や面接の時間が無駄になる
• 社長や他の社員が事務の仕事を抱え込む
• 仕事の引き継ぎがうまくいかず、ミスが増える

事務の採用で失敗しないための対策

対策1：仕事内容を洗い出す

• 1日・1か月の仕事を書き出し、それぞれにかかる時間を整理する
• 電話や来客対応の量、営業のサポートの有無を確認する
• 使うソフト（表計算・会計ソフト・社内のシステムなど）を書き出す
• 必ずできてほしいことと、入社後に覚えればよいことを分ける

対策2：求人で仕事の中身を正直に書く

事務の求人で大切なのは、応募を増やすことより、合わない人の応募を減らすことです。電話が多い、締め日は残業がある、といった大変な部分も正直に書くと、それを理解したうえで応募する人が集まり、入社後のミスマッチが減ります。

対策3：選ぶ基準と方法を決める

面接の前に、重視するポイントを3つほどに絞っておきましょう。パソコンのスキルが必要なら、面接で簡単な表計算の作業をしてもらうなど、実際の仕事に近い確認方法を入れると、書類や話の印象だけで決めるより失敗が減ります。

対策4：入社後の教え方を決めておく

• 教える担当者を決める
• 最初の1か月に覚える仕事の順番を決める
• 仕事の手順をまとめた資料を用意する
• 1か月後・3か月後に困っていることを聞く時間をつくる

求人原稿の書き方の例

• よくある書き方：「一般事務募集。書類作成、電話対応など。パソコンの基本操作ができる方。」

• 見直した書き方：「社員15人のリフォーム会社で、事務をお願いします。1日の仕事は、見積書や請求書の作成（約4割）、お客様や職人さんからの電話対応（約3割、1日20件ほど）、資材の発注（約2割）です。表計算ソフトで見積書の数字を入力できれば大丈夫で、会計の知識はいりません。月末の請求書の作成時期は、1日1時間ほどの残業があります。最初の1か月は前任者から直接教わります。」

採用活動の進め方

雇用の形で変わる採用のポイント

正社員の事務

長く働いてもらうことを前提に、将来任せたい仕事（経理や総務、人事など）まで伝えると、成長したい人に響きます。応募が多くなりやすいため、選ぶ基準をしっかり決めておきましょう。

パートの事務

子育て中の人など、時間を限って働きたい人の応募が多くあります。勤務時間、扶養内で働けるか、子どもの急な発熱で休めるかなどを書くと、合う人が集まりやすくなります。

経験者を採りたい場合

経理や給与計算など、専門的な仕事を任せたい場合は、使っている会計ソフトや、必要な経験年数をはっきり書きます。資格（簿記など）を条件にするかどうかも決めておきましょう。

事務の求人はどこに出すべき？

掲載先	費用	向いている採用
ハローワーク	無料	地元で長く働ける人を探したい
求人検索サービス（Indeedなど）	無料掲載あり・有料で上位表示	まずは費用をかけずに試したい
パート向けの求人サイト	有料	時間を限って働く人を集めたい
正社員向けの求人サイト	有料	長く働く正社員を採りたい
地域の求人メディア	媒体による	通勤圏内の地元の人を採りたい
会社のホームページの採用ページ	制作費のみ	会社の雰囲気や仕事内容をくわしく伝えたい

事務職は応募が集まりやすいため、まずは無料の掲載先から始めるのがおすすめです。それでも合う人が来ないときや、経験者を急いで採りたいときだけ有料の求人サイトを使う「二段構え」にすると、採用費を抑えやすくなります。

よくある質問

事務の求人は応募が集まりやすいのですか？

はい。事務の求人倍率は0.37倍で、求人1件に対して仕事を探している人が約3人います。ただし応募が多い分、選び方や求人の書き方で採用の成否が分かれます。

事務の人がすぐ辞めてしまいます。どうすればいいですか？

求人に仕事の中身を具体的に書き、入社後に教える担当者と覚える順番を決めておくことが大切です。電話の多さや残業の時期など、大変な部分も正直に伝えましょう。

応募が多すぎて選べません。どうすればいいですか？

面接の前に重視するポイントを3つほどに絞り、パソコンのスキルが必要なら簡単な作業をしてもらうなど、実際の仕事に近い方法で確認すると選びやすくなります。

未経験の人でも事務を任せられますか？

任せられます。必ずできてほしいことと入社後に覚えればよいことを分け、教える体制を整えておけば、未経験の人でも仕事を覚えられます。

パートと正社員、どちらで募集するべきですか？

仕事の量と、任せたい仕事の範囲で決めます。決まった時間の作業が中心ならパート、経理や総務など幅広く任せたいなら正社員が向いています。

事務の採用、エアライフに無料で相談できます

エアライフでは、中小企業の事務職の採用について無料でご相談をお受けしています。任せたい仕事やエリアをお聞きしたうえで、どこに求人を出すのがよいかを一緒に考え、求人原稿の作成までお手伝いします。「応募は来るのに合う人がいない」「採用してもすぐ辞めてしまう」という段階でもかまいません。全国からのご相談に対応しています。

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出典

• 厚生労働省「一般職業紹介状況（令和8年9月分）」（2026年10月30日）